Month: February 2021

praca z domu

Czy pracownik może otrzymać zgodę na pracę zdalną na swój wniosek złożony do pracodawcy ?

Nałożenie na pracownika obowiązku świadczenia pracy zdalnej dokonywane jest w drodze wydania pracownikowi przez pracodawcę stosownego polecenia. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy O szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, dalej: ustawa o Covid-19 „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”.
Polecenie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania może być wydane pracownikowi bez względu na to czy pracownik złożył wniosek o umożliwianie mu pracy zdalnej, czy też z takim wnioskiem nie występował. Przepisy ustawy o Covid-19 nie przewidują bowiem w procedurze zlecania pracy zdalnej takich wniosków. Nie oznacza to jednak, iż pracownik nie może z takimi wnioskami występować. Wnioski te nie są jednak dla pracodawcy wiążące.
Niewykluczone jednak, iż w określonych okolicznościach zaakceptowanie przez pracodawcę takiego wniosku będzie mogło być uznane za polecenie pracy zadanej w rozumieniu ww. art. 3 ust. 1 ustawy o Covid-19. Zgodnie bowiem z art. 65 ust. 1 Kodeks cywilny w zw. z art. 300 Kodeks pracy oświadczenie woli pracodawcy w tym zakresie należy tłumaczyć tak, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których zostało ono złożone, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje.
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście w przedmiotowym zakresie wnioskować, ale należy pamiętać, iż jego wniosek o udzielenie zgody na wykonywanie pracy zdalnej nie wiąże w żaden sposób pracodawcy.
umowa w formie elektronicznej

Czy umowa o pracę może zostać zawarta w formie elektronicznej ?

Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy „umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków”.

Szczegółowe regulacje w zakresie formy czynności prawych zawiera Kodeks cywilny, którego przepisy stosuje się odpowiednio do stosunku pracy na mocy art. 300 k.p. I tak,  w myśl art. 78 § 1 k.c do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Z kolei do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej – art. 781 k.c.
Ilekroć więc Kodeks pracy przewiduje do zawarcia umowy o pracę wymóg zachowania formy pisemnej, strony stosunku pracy mogą dokonać tej czynności także w formie elektronicznej, pod warunkiem, że oświadczenie woli zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nie budzi wątpliwości sytuacja, w której umowa o pracę zostaje zawarta z pracownikiem na odległość, jeżeli obie strony dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opatrzenie oświadczenia woli takim podpisem sprawia, że jest ono wyrażone w formie równoznacznej z formą pisemną. Co jednak zrobić, gdy pracownik nie dysponuje owym kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czy zatem możliwe jest w obecnym stanie prawnym wprowadzenie w przedsiębiorstwie pracodawcy w pełni elektronicznego procesu zawierania umów o pracę, bez konieczności posiadania przez pracownika kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz bez narażania się na zarzut nieprzestrzegania przepisów prawa pracy ?

Po pierwsze należy zauważyć, że Kodeks pracy nie przewidział bowiem rygoru nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej zawarcia umowy o pracę. Pracodawca może wysłać do osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika e-maila z załączoną umową (najlepiej, aby opatrzył ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym) i w treści wiadomości napisać, że proponuje jej zawarcie. Jeżeli pracownik odpowie również e-mailem, że zgadza się zawrzeć przesłaną mu umowę, to dochodzi do jej zawarcia w tzw. formie dokumentowej, mając na uwadze to, że formę dokumentową będą posiadały wszystkie umowy zawarte za pośrednictwem wiadomości e-mail, w których strony ustalą, potwierdzą czy też wyrażą zgodę na określone warunki umowne.
Zatem jeśli chodzi o samych pracowników, to zawarcie umowy o pracę zdalnie bez użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie generuje po ich stronie ryzyka. Prawo pracy zabezpiecza ich interesy. W przypadku dopuszczenia danej osoby do pracy uznaje się bowiem, że doszło do zawarcia umowy o pracę w sposób dorozumiany.
Natomiast po stronie pracodawcy z pomocą przychodzi tu instytucja potwierdzenia przez pracodawcę pracownikowi ustaleń, co do stron, rodzaju oraz warunków umowy o pracę wyrażona w art. 29 § 2 k.p. Zatem z perspektywy pracodawcy trzeba pamiętać właśnie o tym, że jeśli umowa o pracę nie ma formy pisemnej, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca powinien na piśmie potwierdzić mu ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. W przeciwnym razie naraża się na karę ze strony Inspekcji Pracy. Wymóg przekazania informacji na piśmie zostanie przez pracodawcę spełniony, gdy taka informacja zostanie wysłana pracownikowi również w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dzięki temu, podpis pracodawcy zyska walor pisemnego potwierdzenia stron, rodzaju i warunków zawartej umowy, co dopełni wymaganych przez przepisy prawa pracy formalności. Natomiast w razie niemożliwości podpisania przez pracodawcę ww. ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wymienione wyżej kwestie trzeba będzie potwierdzić tradycyjnym pismem.
Wobec tego trzeba wskazać, że umowa o pracę wcale nie musi być zawarta na piśmie. Brak jest przy tym przeszkód, aby jedna ze stron umowy skorzystała z formy elektronicznej (np. pracodawca dysponujący kwalifikowanym podpisem elektronicznym), a druga z formy dokumentowej (np. pracownik niedysponujący takim podpisem). W rezultacie umowa o pracę zawarta przez wymianę e-maili (np. przesłanie skanów w formie dokumentowej) jest równie ważna i skuteczna. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli umowa o pracę nie ma formy pisemnej, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca powinien na piśmie potwierdzić mu ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Wymóg przekazania informacji na piśmie zostanie również spełniony, gdy taka informacja zostanie wysłana pracownikowi w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem w tym konkretnym przypadku oświadczenie złożone w formie elektronicznej, tj. w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, równoważy formę pisemną (tak K. Baran, H. Goździewicz, System Prawa Pracy. Indywidualne prawo pracy. Część ogólna. WKP 2017).
W konsekwencji należy wskazać, że dopuszczalne jest zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej spełniającej wymogi Kodeksu cywilnego.
dokumentacja

Czym jest dokumentowa forma czynności prawnej ?

Forma dokumentowa czynności prawnych została wprowadzona do Kodeksu cywilnego ustawą nowelizującą z dnia 10 lipca 2015 r., która weszła w życie 08 września 2016 r. W uzasadnieniu projektu ustawy wskazano, że o potrzebie wprowadzenia formy dokumentowej zdecydowała m.in. wola odformalizowania obrotu, jako, że w dobie wszechobecnej cyfryzacji, dążenie do uregulowania czynności prawnych w mniej sformalizowany sposób z pewnością niesie wiele korzystnych zmian w obrocie gospodarczym, a po drugie stworzenie ram prawnych funkcjonowania formy, która obecnie była już w obrocie powszechnie stosowana, a z uwagi na coraz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii komunikacji stale zyskuje na znaczeniu (np. faks, poczta elektroniczna, SMS, MMS, portale społecznościowe, a zwłaszcza komunikatory Internetowe, np.: Messenger, WhatsApp itd.).

W świetle postanowień art. 772 Kodeksu cywilnego „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli
w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

Z kolei czym jest dokument określa artykuł 773 Kodeksu cywilnego: „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.

Wprowadzenie definicji legalnej słowa „dokument” zerwało z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, dając w ten sposób wyraz szerokiemu ujęciu dokumentu. W konsekwencji treść dokumentu może zostać dowolnie ujawniona, np. poprzez znaki graficzne, dźwięk lub obraz, a także utrwalona na dowolnym nośniku, np. papierze, urządzeniu informatycznym, i przy pomocy dowolnych środków, np. komputera czy telefonu komórkowego itd. Zatem istotne jest to, że forma dokumentowa nie wymaga bowiem złożenia podpisu własnoręcznego ani elektronicznego, w szczególności kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Elementem koniecznym do uznania, czy mamy do czynienia z formą dokumentową jest ustalenie osoby składającej oświadczenie. Pochodzenie oświadczenia woli musi być zatem możliwe do zweryfikowania przez osoby trzecie.

Komentowany ww. przepis nie określił sposobu ustalenia osoby, która złożyła oświadczenie woli. Zatem już z treści dokumentu może wynikać, kto je złożył. Ten wymóg będzie spełniony nie tylko wtedy, gdy ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie nie wymaga jakichkolwiek działań w tym celu, ale też wówczas, gdy są niezbędne. Chodzi np. o weryfikację podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, który nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 781 k.c., a także o możliwość ustalenia tożsamości osoby składającej oświadczenie woli przez zapoznanie się z numerem telefonu, z którego nadana została wiadomość tekstowa (tzw. SMS), czy też wiadomość głosowa, adresem nadawcy poczty elektronicznej, poprzez identyfikację numeru IP komputera, danymi konta na portalu społecznościowym czy komunikatora elektronicznego, zapisem dźwięku i obrazu (ten może odzwierciedlać wizerunek osoby składającej oświadczenie woli, która nie podała danych identyfikujących) czy z samym zapisem dźwięku, gdy możliwe jest ustalenie osoby wypowiadającej się i to nie tylko dlatego, że wypowiedziała dane identyfikujące (nie musi to być imię i nazwisko, wystarczy wskazanie roli społecznej czy zawodowej, byle w kontekście okoliczności dało się ustalić tę osobę)  (tak M. Fras (red.),
M. Habdas (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1 – 125), Lex/el2020).

Wprowadzenie formy dokumentowej przez ustawodawcę z pewnością należy ocenić pozytywnie. Obrót gospodarczy wymusza na przedsiębiorcach coraz szybsze zaciąganie zobowiązań. Wykorzystywanie do tego nowych technologii jest dobrym kierunkiem.
W większości przypadków użycie formy dokumentowej umożliwia skuteczne kontraktowanie on-line. Należy być jednak świadomym, że i w tym zakresie występują pewne ograniczenia, jako, że są np. pewne typy zobowiązań dla których skuteczności należy zastosować inną formę, w tym kwalifikowany podpis elektroniczny.