Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy „umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków”.
Szczegółowe regulacje w zakresie formy czynności prawych zawiera Kodeks cywilny, którego przepisy stosuje się odpowiednio do stosunku pracy na mocy art. 300 k.p. I tak,
w myśl art. 78 § 1 k.c do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Z kolei do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej – art. 781 k.c.
Ilekroć więc Kodeks pracy przewiduje do zawarcia umowy o pracę wymóg zachowania formy pisemnej, strony stosunku pracy mogą dokonać tej czynności także
w formie elektronicznej, pod warunkiem, że oświadczenie woli zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Nie budzi wątpliwości sytuacja, w której umowa o pracę zostaje zawarta z pracownikiem na odległość, jeżeli obie strony dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opatrzenie oświadczenia woli takim podpisem sprawia, że jest ono wyrażone w formie równoznacznej z formą pisemną. Co jednak zrobić, gdy pracownik nie dysponuje owym kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czy zatem możliwe jest w obecnym stanie prawnym wprowadzenie w przedsiębiorstwie pracodawcy w pełni elektronicznego procesu zawierania umów o pracę, bez konieczności posiadania przez pracownika kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz bez narażania się na zarzut nieprzestrzegania przepisów prawa pracy ?
Po pierwsze należy zauważyć, że Kodeks pracy nie przewidział bowiem rygoru nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej zawarcia umowy o pracę. Pracodawca może wysłać do osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika e-maila
z załączoną umową (najlepiej, aby opatrzył ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym)
i w treści wiadomości napisać, że proponuje jej zawarcie. Jeżeli pracownik odpowie również
e-mailem, że zgadza się zawrzeć przesłaną mu umowę, to dochodzi do jej zawarcia w tzw. formie dokumentowej, mając na uwadze to, że formę dokumentową będą posiadały wszystkie umowy zawarte za pośrednictwem wiadomości e-mail, w których strony ustalą, potwierdzą czy też wyrażą zgodę na określone warunki umowne.
Zatem jeśli chodzi o samych pracowników, to zawarcie umowy o pracę zdalnie bez użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie generuje po ich stronie ryzyka. Prawo pracy zabezpiecza ich interesy. W przypadku dopuszczenia danej osoby do pracy uznaje się bowiem, że doszło do zawarcia umowy o pracę w sposób dorozumiany.
Natomiast po stronie pracodawcy z pomocą przychodzi tu instytucja potwierdzenia przez pracodawcę pracownikowi ustaleń, co do stron, rodzaju oraz warunków umowy o pracę wyrażona w art. 29 § 2 k.p. Zatem z perspektywy pracodawcy trzeba pamiętać właśnie o tym, że jeśli umowa o pracę nie ma formy pisemnej, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca powinien na piśmie potwierdzić mu ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. W przeciwnym razie naraża się na karę ze strony Inspekcji Pracy. Wymóg przekazania informacji na piśmie zostanie przez pracodawcę spełniony, gdy taka informacja zostanie wysłana pracownikowi również w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dzięki temu, podpis pracodawcy zyska walor pisemnego potwierdzenia stron, rodzaju i warunków zawartej umowy, co dopełni wymaganych przez przepisy prawa pracy formalności. Natomiast w razie niemożliwości podpisania przez pracodawcę ww. ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wymienione wyżej kwestie trzeba będzie potwierdzić tradycyjnym pismem.
Wobec tego trzeba wskazać, że umowa o pracę wcale nie musi być zawarta na piśmie. Brak jest przy tym przeszkód, aby jedna ze stron umowy skorzystała z formy elektronicznej (np. pracodawca dysponujący kwalifikowanym podpisem elektronicznym), a druga z formy dokumentowej (np. pracownik niedysponujący takim podpisem). W rezultacie umowa
o pracę zawarta przez wymianę e-maili (np. przesłanie skanów w formie dokumentowej) jest równie ważna i skuteczna. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli umowa o pracę nie ma formy pisemnej, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca powinien na piśmie potwierdzić mu ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Wymóg przekazania informacji na piśmie zostanie również spełniony, gdy taka informacja zostanie wysłana pracownikowi w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem w tym konkretnym przypadku oświadczenie złożone w formie elektronicznej, tj. w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, równoważy formę pisemną (tak K. Baran,
H. Goździewicz, System Prawa Pracy. Indywidualne prawo pracy. Część ogólna. WKP 2017).
W konsekwencji należy wskazać, że dopuszczalne jest zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej spełniającej wymogi Kodeksu cywilnego.
W konsekwencji należy wskazać, że dopuszczalne jest zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej spełniającej wymogi Kodeksu cywilnego.