Forma dokumentowa czynności prawnych została wprowadzona do Kodeksu cywilnego ustawą nowelizującą z dnia 10 lipca 2015 r., która weszła w życie 08 września 2016 r. W uzasadnieniu projektu ustawy wskazano, że o potrzebie wprowadzenia formy dokumentowej zdecydowała m.in. wola odformalizowania obrotu, jako, że w dobie wszechobecnej cyfryzacji, dążenie do uregulowania czynności prawnych w mniej sformalizowany sposób z pewnością niesie wiele korzystnych zmian w obrocie gospodarczym, a po drugie stworzenie ram prawnych funkcjonowania formy, która obecnie była już w obrocie powszechnie stosowana, a z uwagi na coraz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii komunikacji stale zyskuje na znaczeniu (np. faks, poczta elektroniczna, SMS, MMS, portale społecznościowe, a zwłaszcza komunikatory Internetowe, np.: Messenger, WhatsApp itd.).
W świetle postanowień art. 772 Kodeksu cywilnego „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli
w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.
Z kolei czym jest dokument określa artykuł 773 Kodeksu cywilnego: „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.
Wprowadzenie definicji legalnej słowa „dokument” zerwało z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, dając w ten sposób wyraz szerokiemu ujęciu dokumentu. W konsekwencji treść dokumentu może zostać dowolnie ujawniona, np. poprzez znaki graficzne, dźwięk lub obraz, a także utrwalona na dowolnym nośniku, np. papierze, urządzeniu informatycznym, i przy pomocy dowolnych środków, np. komputera czy telefonu komórkowego itd. Zatem istotne jest to, że forma dokumentowa nie wymaga bowiem złożenia podpisu własnoręcznego ani elektronicznego, w szczególności kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Elementem koniecznym do uznania, czy mamy do czynienia z formą dokumentową jest ustalenie osoby składającej oświadczenie. Pochodzenie oświadczenia woli musi być zatem możliwe do zweryfikowania przez osoby trzecie.
Komentowany ww. przepis nie określił sposobu ustalenia osoby, która złożyła oświadczenie woli. Zatem już z treści dokumentu może wynikać, kto je złożył. Ten wymóg będzie spełniony nie tylko wtedy, gdy ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie nie wymaga jakichkolwiek działań w tym celu, ale też wówczas, gdy są niezbędne. Chodzi np. o weryfikację podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, który nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 781 k.c., a także o możliwość ustalenia tożsamości osoby składającej oświadczenie woli przez zapoznanie się z numerem telefonu, z którego nadana została wiadomość tekstowa (tzw. SMS), czy też wiadomość głosowa, adresem nadawcy poczty elektronicznej, poprzez identyfikację numeru IP komputera, danymi konta na portalu społecznościowym czy komunikatora elektronicznego, zapisem dźwięku i obrazu (ten może odzwierciedlać wizerunek osoby składającej oświadczenie woli, która nie podała danych identyfikujących) czy z samym zapisem dźwięku, gdy możliwe jest ustalenie osoby wypowiadającej się i to nie tylko dlatego, że wypowiedziała dane identyfikujące (nie musi to być imię i nazwisko, wystarczy wskazanie roli społecznej czy zawodowej, byle w kontekście okoliczności dało się ustalić tę osobę) (tak M. Fras (red.),
M. Habdas (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1 – 125), Lex/el2020).
Wprowadzenie formy dokumentowej przez ustawodawcę z pewnością należy ocenić pozytywnie. Obrót gospodarczy wymusza na przedsiębiorcach coraz szybsze zaciąganie zobowiązań. Wykorzystywanie do tego nowych technologii jest dobrym kierunkiem.
W większości przypadków użycie formy dokumentowej umożliwia skuteczne kontraktowanie on-line. Należy być jednak świadomym, że i w tym zakresie występują pewne ograniczenia, jako, że są np. pewne typy zobowiązań dla których skuteczności należy zastosować inną formę, w tym kwalifikowany podpis elektroniczny.